Regulamin konwentu

Regulamin XX edycji konwentu Imladris: Krakowski Weekend z Fantastyką

  1. Organizatorem głównym XX edycji Konwentu Imladris: Krakowski Weekend z Fantastyką w randze Polconu, zwanego dalej Konwentem, jest Fundacja „Historia Vita” z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000452311 oraz wyznaczone przez nią osoby legitymujące się podczas Konwentu identyfikatorami Organizatora, zwani dalej Organizatorami.
  2. Każda osoba biorąca udział w Konwencie, w szczególności osoby, które opłaciły akredytację, twórcy programu, goście Konwentu, wyznaczona przez Organizatora obsługa oraz ochrona, zwani dalej są Uczestnikami.
  3. Każdy uczestnik wykupując akredytację (co może uczynić przez naszą strone internetową https://www.imladris.in/koszt-i-preakredytacja/ lub na samym wydarzeniu tylko o ile wszystkie akredytacje nie wyprzedadzą się w pre-akredytacji) akceptuje niniejszy regulamin, przepisy porządkowe właścicieli obiektów, w których odbywa się Konwent oraz zobowiązuje się przestrzegać warunków niniejszego regulaminu. Niedopełnienie tego obowiązku NIE może być podstawą do ewentualnych roszczeń w stosunku do Organizatorów Konwentu.
  4. Niniejszy regulamin egzekwowany jest przez Organizatorów (w tym Gżdaczy, czyli wolontariuszy, którzy pomagają Organizatorom w trakcie Konwentu).
  5. Za naruszanie regulaminu Organizatorzy mogą wyciągnąć konsekwencje wobec uczestników, takie jak wydalanie z Konwentu bez zwrotu kosztów akredytacji.
  6.  Regulamin dostępny będzie:
    • na stronie internetowej w https://www.imladris.in/
    • w punkcie sprzedaży akredytacji.
  7. Osoby niepełnoletnie zobowiązane są okazać przy akredytacji bez wezwania i posiadać przez cały czas trwania imprezy zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na udział w Konwencie wraz z jego kontaktowym numerem telefonu. Wzór zgody dostępny jest na stronie internetowej //www.imladris.in/
  8. Konwent odbywa się na terenie się na terenie: Liceum nr 42 w Krakowie przy ul. Studenckiej 13, w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Krakowie przy ul. Rajskiej 1 w dniach 11-13.listopada 2022.
  9. Na terenie budynków konwentowych uczestnicy mogą przebywać od godziny do godziny: 
    • Szkoła:  piątek 12-22, sobota 9-22, niedziela od 9 do zakończenia konwentu;
    • WBP: piątek 12-20, sobota 9-20, niedziela od 9 do zakończenia konwentu.
  10. Właściciele wejściówek jednodniowych mogą przebywać na terenie Konwentu do godz. 22:00 danego dnia, zamknięcia danego budynku lub – w przypadku wejściówek niedzielnych – do zakończenia Konwentu.
  11. Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom Organizatorów. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z Konwentu i zgłoszeniem do odpowiednich służb. Uczestnicy nie zgadzający się z decyzjami wcześniej wspomnianych mogą wnieść skargę do Koordynatora Głównego.
  12. Na terenie Konwentu mogą przebywać jedynie osoby posiadające identyfikator.
  13. Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest nosić w widocznym miejscu identyfikator potwierdzający udział w konwencie oraz uiszczenie opłaty za wejściówkę (o ile nie przysługują mu zniżki 100% z tytułu wieku lub wykonywanej funkcji). Osobom nieposiadającym identyfikatora Organizator wskaże najkrótszą drogę do wyjścia.
  14. Każdy uczestnik powinien we własnym zakresie ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas przebywania na terenie Konwentu. Dodatkowo uczestnik Konwentu oświadcza, że nie będzie wnosił żadnych roszczeń w stosunku do Organizatora w razie doznania szkody psychicznej lub fizycznej w czasie trwania Konwentu.
  15. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody poniesione przez uczestników na ciele, mieniu i umyśle.
  16. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione.
  17. Zabronione jest wnoszenie na teren Konwentu:
    • broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
    • przedmiotów niebezpiecznych (w tym zabawek ASG, EAG, markerówpaintball i innych);
    • amunicji do wyżej wymienionych;
    • broni białej (z wyjątkiem małych noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej);
    • broni treningowej (bokkenów, palcatów itp.);
    • materiałów wybuchowych;
    • substancji toksycznych, drażniących, cuchnących lub łatwopalnych;
    • środków odurzających;
    • innych przedmiotów, których posiadanie jest zabronione bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
  18. Repliki broni (ASG, AEG) oraz markery paintball wolno wnosić na teren imprezy, jeśli mają:
    • rozłączone napędy (odłączone akumulatory, puste zasobniki gazu);
    • zwolnione sprężyny;
    • puste magazynki i komory nabojowe;
    • bezpieczniki ustawione w pozycji bezpiecznej.
  19. Podczas trwania Konwentu zabronione jest kierowanie broni czy jakiegokolwiek niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika, z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę (np. podczas pozowania do zdjęć czy uczestnictwa w punkcie programu tego wymagającym).
  20. Na terenie Konwentu zabrania się:
    • spożywania i posiadania alkoholu oraz narkotyków i innych nielegalnych substancji, a także przebywania pod ich wpływem;
    • zachowywania się w sposób sprawiający zagrożenie dla zdrowia i życia innych uczestników oraz swojego;
    • niszczenia wyposażenia i budynków Konwentu;
    • prowadzenia jakiejkolwiek działalności komercyjnej poza tą uzgodnioną z Organizatorami;
    • powielania multimediów chronionych prawami autorskimi;
    • prowadzenia agitacji politycznej.
  21. Na terenie Konwentu uczestnicy są zobowiązani do:
    • zachowania czystości, porządku oraz kultury osobistej;
    • respektowania zakazu palenia. Palenie dozwolone jest poza budynkiem konwentowym w miejscach do tego wyznaczonych;
    • respektowania zakazu zażywania i posiadania wszelkich środków odurzających i psychotropowych.
  22. Osoby będące pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających lub psychotropowych mogą zostać usunięte z terenu Konwentu bez zwracania kosztów akredytacji. W przypadku odmowy opuszczenia terenu Konwentu lub zachowania agresywnego Organizatorzy zobowiązani są powiadomić policję.
  23. Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest do podporządkowania się decyzjom Organizatorów. Zastrzeżenia do decyzji Organizatorów można zgłaszać koordynatorom Konwentu – ich decyzja jest ostateczna.
  24. Na terenie Konwentu należy zachować porządek i czystość, a zwłaszcza sprzątać pomieszczenia, w których się przebywało, tak, aby pozostawić je w stanie nie gorszym niż zastany.
  25. Za wszelkie wyrządzone szkody odpowiedzialność ponoszą ich sprawcy. Osoby, które wyrządziły szkodę będą identyfikowane i pociągnięte do odpowiedzialności cywilnej lub karnej (w tym finansowej).
  26. W trakcie Konwentu niedozwolone jest samowolne – bez porozumienia z Organizatorami – zmienianie wystroju lub wyposażenia sal prelekcyjnych, w tym w szczególności wynoszenia czegokolwiek z sal bez asysty Organizatorów. Ponadto, osoby przeprowadzające punkty programu zobowiązane są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana.
  27. Na terenie Konwentu znajdować się będzie kilka pomieszczeń o ograniczonym dostępie. Uczestnicy zobligowani są do respektowania tych ograniczeń.
  28. Wieszanie wszelkiego rodzaju plakatów, ulotek i ogłoszeń dozwolone jest wyłącznie na tablicach przeznaczonych do tego celu. Plakaty, ulotki i ogłoszenia umieszczone poza miejscami do tego przeznaczonymi będą niezwłocznie usuwane. Wcześniej wspomniane materiały można rozwieszać poza miejscami do tego wyznaczonymi, jedynie za zgodą Organizatorów. Osoby nierespektujące powyższych warunków zostaną wydalone z terenu Konwentu oraz pociągnięte do odpowiedzialności finansowej, w przypadku napraw ewentualnych szkód powstałych w wyniku ich działania.
  29. W przypadku konfliktu pomiędzy uczestnikami Konwentu  organem rozstrzygającym jest Koordynator Główny.
  30. Nagrodami w konkursach będą monety z tzw. „walutą konwentową”, podlegające wymianie na nagrody w stoisku z nagrodami. Za niewykorzystaną „walutę konwentową” nie przewiduje się rekompensaty.
  31. Organizatorzy Konwentu nie utożsamiają się z opiniami wygłaszanymi przez uczestników (w tym prowadzących punkty programu) podczas trwania Konwentu i nie ponoszą za nie odpowiedzialności.
  32. Na terenie Konwentu obowiązuje bezwzględny zakaz prowadzenia działalności politycznej, w szczególności kampanii wyborczych i agitacji politycznej. Osoby, które nie będą przestrzegać tego zakazu, mogą zostać usunięte z terenu Konwentu.
  33. Zabrania się wprowadzania zwierząt na teren Konwentu. 
  34. Każdy uczestnik Konwentu wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku utrwalonego podczas trwania Konwentu w celach promocyjnych Polconu, Konwentu oraz na rzecz relacji akredytowanych mediów.
  35. Osoby przebywające na terenie Konwentu wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Fundacja „Historia Vita” z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000452311  w celu realizacji Konwentu. Na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, uczestnicy przyjmują do wiadomości, że: 
    • administratorem ich danych osobowych jest Fundacja Historia Vita; 
    • danymi osobowymi podlegającymi przetwarzaniu są: wizerunek oraz, w przypadku osób biorących udział w konkursach i turniejach i prowadzących punkty programu – imię, nazwisko i pseudonim; 
    • dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia RODO, tj. w oparciu o udzieloną zgodę, w celu realizacji Konwentu; 
    • dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, nie będą przekazywane innym podmiotom niewymienionym w przepisach prawa; 
    • dane osobowe będą przetwarzane przez okres sześciu lat; 
    • dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu systemowi podejmowania decyzji ani profilowaniu; 
    • dane osobowe są podawane dobrowolnie.
  36. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie festiwalu, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
  37. Ostateczna interpretacja regulaminu należy do Organizatorów.
  38. Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawuje Organizator.
  39. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni roboczych, przed rozpoczęciem Konwentu bez uprzedniego informowania uczestników.
  40. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem ostateczną decyzję podejmuje Organizator.
  41. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia uczestnika z obowiązku jego przestrzegania.
Dokumenty: